前文已經說明了如何把文件輸入DEVONthink的方式，現在來說明輸入之後該如何整理文件。

文件整理是個哲學層次問題

我習慣是難聽的先說。假如你的文件都是英文體系的資料，那DEVONthink真的會幫你節省很多的時間。而DEVONthink直到現在，在中文的斷字上還是有很大的問題，簡單來說就是它還不懂中文，所以有一項功能在中文環境上幾乎完全沒有作用。這部份我會在文後再作說明。

文件管理真的是一門哲學上的問題，要將文件分類，甚至大學還有開設專門的圖書館系。在我末進大學之前，就一直在想這學系出路就是個圖書館管理員嗎?後來出了社會，工作了幾年，當自己的文件累積的越來越多之後，發現管理真的是一門學問。文件管理的目的，是為了快速搜尋，唯有能快速的找到所需的文件，才是好的管理方式。

有人說，用搜尋功能不就解決了嗎?沒錯，這關念完全正確，不用管理就是最好的管理。讓文件全都散成一團，只要搜尋功能夠強，就可以很快的找到所需的文件。But…人生總是有這一個But，假如你要搜尋時，腦袋一片空白，連個關鍵字都沒有，那是要如何下搜尋的指令呢?我們都知道Google的搜尋功能很強大吧，但是連你要找的關鍵字是什麼都很模糊的時候，強大的搜尋也是幫不上忙的。

文件管理就在這時候發揮了應有的功能，將相類似的文件放在一起，就是基本的觀念。其實很多人都已經具備這基本的觀念了(就像D槽用騎兵步兵兩資料夾來分類一樣)，會習慣將專案的文件放在一起，所有專案產生的文件，都放在同一個資料夾下，就是一個基本的概念。但是，在文件管理上，這還是不夠的。

同一資料夾下不超過十個檔案

根據統計，只要一個資料夾內超過十個檔案，就會造成使用者失焦。

以我個人的經驗，資料夾真的只要有十個以上的檔案，我一定可以為它再做一次分類。但是這樣的好處是什麼呢?

在DEVONthink之中，Group路徑會被自動加上Tag之中，所以比如有一個人件叫DEVONthink使用說明，它是放在Plan->BLOG->YJOL之中，則在Tag中已被自動加入Plan、Blog、YJOL等三個Tag。這最大的好處是大幅的加快搜尋速度。

當然啦，有些檔案真的已經被拆解到不知如何再歸類時，其實也不用一直揪結在這項原則之中。比如出遊的照片，已經依照旅遊的目的、時間、地點、場景…分類，若還要再分類下去，真的蠻沒意義的。

建立GTD資料夾

在DEVONthink之中，每一個資料庫都預設Inbox資料夾，這就是一估GTD概念的展現。只要將文件或檔案放進資料庫中，就會被先放到這Inbox之中，好處是先執行現在的工作，不要為了分類檔案而分心，當工作告一段落或有空閒的時候，再執行檔案分類的拖拉放工作。如此就不會打斷現有的思緒。

更進一步可以建立如Action、ToDo、Someday、Archive之類的分類，來將工作的進度作進一步的規畫，體現GTD的精神。這部份可以在網路上找到更佳的文章，大部份都是利用Evernote來介紹GTD的相關資料。但是相信已經看過我前幾篇文章的朋友，已經知道Evernote能做的，DEVONthink都能做得到，甚至做得更好。所以只要將那些方法拿來直接套用就可以。

持續的力量

文件管理是一件持續的事，是一個無限迴圈。可以當你的功力夠深，只要一招半式，就可以打遍天下無敵手了。但是持續並不容易，需要的是紀律(又不是在當兵)。所謂烈女只怕痴情郎，現在可能還無法體會出持續的好處，但未來一定會知道的(廢話)。

好以成天就說到這裡~

喟~ DEVONthink在文件管理的方式都還沒有提到耶~

好像是厚! 以下開始說明DEVONthink在文件管理的方式。

DEVONthink的文件管理方式

何謂Group ? 何謂Tag ?

在說明DEVONthink的文件管理邏輯之前，先讓我們來討論一下Group與Tag之間的關係。

  • DEVONthink預設會將Group的層級自動加入Tag。

    若不想在Tag中加入Group的名字，可以在Tools->Show Info或⇧⌘+I的方式叫出Group的內容，在Tagging上打勾，將自動tag功能關閉。

  • Group適合用在檔案本身邏輯清礎的場合，因為檔案只會存在一個單一的Group位置。當然可以利用DEVONthink的replicate(不了解的可以查看前文)功能，將檔案複製在另一個Group中。

  • 反而言之，每一個Tag其實也是一個Group，一種排列的方式。這些Tag會在頂層與Inbox一同顯示。也可以用拖拉放的方式，將文字或檔案放入Tag之中。

  • 若在Group刪除檔案，因為檔案本身只屬一個Group，如此檔案就真的被刪除了。而通常一個檔案有多個Tag，所以在Tag之中刪除了檔案，該檔案會存在於另一個所屬的Tag之中，並不會被刪除。(有點繞舌)

使用Group管理

建立新的Group

方法有下列幾種:

  • 從Data->New->Group(⌘⇧+N)

  • 在Toolbar按下New Group圖示。

  • 先選好要放在Group中的檔案，再按下Group Item的按鈕。

    透過這方式執行，系統會建立一個新的Group，並將剛剛所選擇的檔案或文件，直接"移動“到新的Group之中，因為是搬移的方式，所以舊的位置檔案會消失。

  • 透過右鍵，由New->Group來新增。

Auto Group

這是DEVONthink比其他同類型產品強的地方之一。假如你有很多的檔案要處理，可以試著利用Auto Group功能，來幫你節省時間。

基於DEVONthink自行的演算方式，所發展的AI(人工智慧Artificial Intelligence)來將檔案放入到適合的Group之中。可以透過Data->Audo Group來實現這功能。

Auto Group會將剛剛所選的文件，在相同的Group之中再建立新的Group，並將檔案或文件移入。

我想要為這功能，說明一下它運作的原理與應用，但本篇文章只是說明的性質，所以作罷，未來再把這部份作詳細的介紹。

移動文件

文件的移動可以透過以下的方式實現:

  • 拖拉放。BJ4

  • 從Toolbar的Action按鈕，選擇Move To

  • 在文件上按右鍵，選擇Move To

當利用這方式來移動文件時，可以看到如下的圖示:

最上面的部份是這份檔案現在所屬的位置。下方是最近所選的位置，當太亂時，可以用Clear Recent Destinations把它清除。而下半部是不同資料庫的位置，如我的圖所示，我兩個資料庫所有的第一層都會被顯示出來。

提醒:移動之後，檔案的Group Tag也會被變動，改成新的位置Tag。再次說明，Tag顏色是灰色的，那是屬於Group所屬的Tag，我簡稱Group Tag。而自己所設定的Tag是藍色的，我孤且稱作Personal Tag。其實原廠並沒有這樣的稱呼方式，是我為了方便辨別而設的簡稱。

Classify

在中文真的沒有很好的稱呼來說明這動詞，我習慣稱為分類(Classify)。這是用在當文件建立時，在同資料夾下找不到很好可以共同組成資料夾的項目的狀況下，可以參考之前所建立的資料夾，是否有符合適合對應的項目。

這功能出現在當開啟文件時，打開See Also的抽屜，在上半部顯示適合此文件的資料夾位置，用Score評分的方式來建議選項。

選定確認的資料夾，按⌃+C來將檔案移至該資料夾。

Auto Classify

與Auto Group一樣的運算方式，透過DEVONthink專屬的AI演算方式，將文件自動移至適合的資料夾。

Auto Group與Auto Classify的差別在於，Auto Group會將檔案放入新的Group之中，而Auto Classify是將檔案放在已經存在的Group中。

這功能可以透過Toolbar上Action按鈕，或是Data->Auto Classify的方式進行。這功能現在我也不多做說明，因為會耗掉很長的篇幅，未來我會再找時間說明一下這功能。

其實Auto Group與Auto Classify都是DEVONthink之中殺手級的應用，非常快速的解決分類問題。但是，對，就是但是….這功能的演算是建立在文章的分析上，而文件的分析在中文斷字還非常的弱，所以這兩功能在中文環境下，變成殘廢級的功能，相當可惜。所以就算假如不知道是幹嘛用的也沒關係，反正中文環境上用不到。這要等原廠未來技術提昇之後再討論也是來得及的。

複製

之前的文章DEVONthink(一)初步認識已有提過Duplicate與Replicant之間的差別，這裡我就不再重覆。這裡我就說明這功能該如何操作。

Duplicate

當我們選定了一個或多個文件時:

  • Data->Duplicate這會複製文件在同一資料夾下。
  • 按住Option(⌥)，然後移動到你想要複製的位置。
  • 從Toolbar的Action鈕，選Duplicate to到指定的位置。
  • 利用右鍵選Duplicate to到指定的位置。

Replicant

這一項與上述Duplicate幾乎操作方式一樣，也是選定一個或多個文件，然後利用上述的方式操作。唯一差別只有第二點。

  • 按住Option與Command鍵(⌥⌘)，然後移動到你想要複製的位置。

其他的操作我就不再說明了。

使用Tag管理

這與Group管理的方式幾乎相同，其實Tag管理已經在很多方面都得到實證，可以很方便的將文件資料作個分類。以下就簡單說明一下操作方式。

Tag Bar

  • 先打開一份文件。
  • 選擇View->Show Tags或是⌘⌥⌃+T開啟Tag Bar，如圖示的最下方。
  • 可以在Tag Bar新增、修改或刪除本文件的Tag。

在Tag Bar有幾項是DEVONthink特有的功能，以下說明一下:

Autocompletion

在你Key入Tag的同時，DEVONthink會自動幫你找尋相關字串的Tag，可以自動完成輸入的文字，假如有符合，只要用選的就可以了。

Pop-up Menu

在Tag旁有一個⋁的符號，點選之後有幾項功能

  • Reveal Tag: 顯示該Tag的位置，可以帶到該Tag的列表，快速找到相關同類型的文件。
  • Remove Tag: 看文字就知道是移除該Tag。
  • Related Tags: 列出相同類型的Tag，這是DEVONthink利用AI所計算出，相同類型的Tag。利用帶有相同Tag的文件共同去分析，相類似的Tag會一併在這顯示。

Tag List

在資料庫內，預設會有一個Tags的列表，如同Group一樣被列在資料庫中。用這列表可以很方便的做幾件事情。

  • 重新命名: 當Tag被改名之後，在Tag內的文件也一併被改名，可以省去一個一個文件做修改的勞苦工作。
  • 移除: 如同重新命名一樣，在同一資料庫中所有的文件同時被移除這一個Tag。
  • 指定文件: 把文件拖拉放到該Tag之中，則文件就被新增該Tag。

這幾個功能，最重要的是可以批量化作業，一次選一堆Tag，或為一堆文件同時修改Tag時相當方便(遠目Evernote)。

我個人算是個Group控，Tag對我來說只是輔助功能而已，但以上幾些功能對Tag控應是相當的方便。它改善了多數文件管理軟體在這方面的缺點，但也相對的，對我這Group控第一次接觸DEVONthink時產生了困惱，不理解畫面為何要被設計成這麼複雜，不能簡單一點嗎? 就是因為功能眾多，要符合所有人的使用習慣是不可能的，所以剛接觸時會覺得顯示的很凌亂。不過DEVONthink也很貼心的知道這問題，所以假如自己不用的功能，都是有方法選擇關閉的，在View內有很多選項就是在做這功能。

Wiki

這是DEVONthink最特別的我能之一，有點像是之前的Voodoopad的功能，DEVONthink能自動辨識文字中與其他文件檔名、Group、Tag相同的專有名詞。讓整份文件有如Wiki一樣的連結功能。

普通連結

建立在資料庫文件內的相互連結，有幾種不同的方式可以進行:

  • 在文件中先反白要建立連結的文字，透過右鍵選Link to然後指定要連結的立置(可以是Group、Tag、或是文件)。
  • 也可以直接在欲被連結的文件，選Edit->Copy Item Link，這樣連結就被複製進剪貼簿中，然後在文件中貼上即可。
  • 另外一種方式是，點選欲被連結的文件，利用⌘⌥+拖的方式，放至文件內文之中，即可達到相同的效果。
  • 若要移除連結，可以反白在藍色底線字上選擇Format->Remove Link的方式，把連結移除掉。

當你的資料庫文件越來越多的時候，就能顯示出這功能的強大。前述的方式還是自行去建立連結，而這裡來說明DEVONthink自動幫你建立文件之間的連結。

這主要還是透過Group、Tag、與檔案名稱之間的比對，將文件內容對應到適合的位置，如此該文字下方會出現底線，可以連結到資料庫內的位置。

在Preference->Editing 中可以設定開啟或關閉Wikilink的自動化功能

  • Names and Aliases: 預設是這選項，DEVONthink會去比對文字與Group、Tag、檔案名稱相同的部份，檔案名稱會同時去比對檔案的暱稱(可以從文件的Info找到)。當有出現相同時，自動建立連結。
  • MashedWords adn Aliases: 這與上述不一樣的地方式，只會去比對一個連續的文字，且中間有大寫的字母，才會視為關鍵字，比如AppleScript(連續，中間有大寫)。
  • Don’t link to groups: 排除對group的比對工作。
  • Open new document in separate windows: 點選連結後，開啟新的視窗。

這是很實用的功能，可以快速建立個人的Wiki資料庫。但是(又來了)，因為中文斷字能力不足的關係，這功能在中文環境下，也是屬於半殘廢的狀態。不過英文環境就沒有這樣的問題，若你有很多的英文文件，你一定會發現這功能的威力。

特殊操作方式

在資料庫間傳送檔案

跨資料庫的文件傳送，一般而言只要用拖拉放即可，在此說明一些小小的訣竅，以方便作文件管理。

  • 當sidebar有顯示的狀態下(View->Show Sidebar)，將文件拖到資料庫中，會預設被放在該資料庫的Inbox資料夾中。
  • 當進行多量的移動時，建議開啟Groups & Tags面版(Tools->Show Gourps & Tags)，可以直接拖拉到指定的資料夾。
  • 另外一種模式，對於畫面螢幕大的人，可以直接開啟另一個視窗去顯示資料庫位置(File->New Window->DB Name)，讓拖拉放更有效率。

合併與分割檔案

基於某些特殊的目的，有時需要將文件合併或分割。例如當專案文件檔案要封存時，有時會想將所有的專案文件一併合成一個檔案，用一個檔名，以方便管理。在一般的檔案管理的場合，會以壓縮成zip的方式處理，但在DEVONthink之中就不用這麼麻煩了，只要將多個文件直接合併成一個文件就好啦!

合併 Merge

有些相同主題的文件是可以直接被合併的，在DEVONthink中有簡單的方式可以處理。

  • 選擇要合併的文件，可以兩個或是多個。按右鍵點選Merge，如此就會出現新的已被合併的文件，預設的名稱如同"3 merged documents"就是三個被合併的文件，此時只要修改自己需要的名稱即可。
  • 如同上述選好文件，在Data->Merge。
  • 同上述選好文件，在Toolbar中的Action選Metge。
  • 可以被合併的文件包括:圖片、文字(Plain, Rich Text)、PDF、sheet、Web pages等，都是可以被合併的。

有一點要留意的是，合併文件功能，並不會把原有的文件刪除。所以原本文件都還保留著。

分割 Split

有些文件內容過長，不方便管理，或是想要將被合併的文件拆解出來，將文件分割也是可以的。進行的方法略與合併不相同，首先要先開啟需被分割的文件，將游標移至欲分割的位置。

  • 按右鍵選Split Document。
  • 在Edit->Split Document。

被分割出來的新文件，會是原文件名後面加上一個2，就會知道此為原文件的分割文件。

  • 分割文件功能，只能用在文字(Plain, Rich Text)與PDF檔，其他類型無法使用。

文件管理結語

從文中應該可以看出DEVONthink根本就是撒尿牛丸級的文件管理系統，幾乎什麼功能都有~~，只差中文斷字支援而已~~。我認為DEVONthink只是一種工具，就像Evernote一樣，也是一種工具，今天工具就是要拿來用，用的透，用的好，就是一種好工具。

至於文件管理有很多的方法與理論，我相信各種理論都可以在DEVONthink上得到實踐，找到合適的功能來做管理，這就是一個好工具所需具備的元素。不應該是人去適應工具，而應該是工具是因人的需求而被打造的。所以好的工具要想到人真正所需要的需求。

這一篇拖了一點時間才出來，因為上一個星期感冒，又是爬大山(自找罪受)，導致一整個星期都提不起精神來寫點東西。下一篇會來介紹搜尋功能。